Bagaimana jika sistem anda gagal semasa pemeriksaan? Pengauditan kami melepasi 120+ audit—tidak sempurna

Hari pemeriksaan boleh menjadi salah dengan cepat. Saya telah melihat ia berlaku lebih daripada sekali. Satu folder tiada satu halaman. Label tidak sepadan dengan rekod. Seorang ahli pasukan memberikan dua jawapan berbeza kepada soalan yang sama. Bilik itu menjadi senyap, dan tekanan meningkat serta-merta. Itulah bahagian yang ditakuti kebanyakan orang. Mereka tidak takut audit itu sendiri. Mereka takut kesilapan kecil yang mengubah hari biasa menjadi buruk. Itulah sebabnya saya mengambil persediaan pemeriksaan dengan sangat serius. Saya tidak bermula dengan senarai semak panjang yang tiada siapa yang membaca. Saya mulakan dengan titik kesakitan yang sebenar. Saya bertanya tiga soalan mudah: Apakah yang akan ditanya oleh pemeriksa terlebih dahulu? Apakah kertas kerja yang mereka mahu lihat dengan segera? Apakah bahagian proses yang paling berkemungkinan pecah di bawah tekanan? Apabila saya bekerja dengan cara ini, jurang muncul lebih awal. Saya boleh membetulkannya sebelum sesiapa melangkah melalui pintu. Proses saya tetap mudah. Saya menyimpan satu fail bersih untuk setiap audit. Saya memastikan setiap rekod mempunyai nama, tarikh dan kod yang sama. Saya membimbing pasukan melalui soalan yang paling mungkin. Saya menyemak tapak dengan cara yang sama seperti pelawat melihatnya. Saya juga melakukan pemeriksaan olok-olok pendek. Langkah itu membantu lebih daripada yang orang jangkakan. Dalam satu kes, pasukan gudang yang saya bekerjasama menyimpan semua fail yang betul, tetapi kotak itu disimpan dengan cara yang menghalang laluan pejalan kaki utama. Kami menangkapnya semasa latihan dijalankan. Mereka mengalihkan kotak, membetulkan laluan, dan pemeriksaan sebenar berjalan lancar. Perubahan kecil. Hasil yang besar. Saya telah belajar bahawa persediaan pemeriksaan yang baik bukanlah tentang kelihatan sempurna. Ia adalah mengenai bersedia, tenang dan konsisten. Jika sesuatu perincian sukar untuk dijelaskan di tempat kejadian, saya membetulkannya sebelum hari pemeriksaan. Jika sesuatu proses bergantung pada ingatan seseorang, saya tuliskannya. Jika pasukan memberikan jawapan yang berbeza, saya mengumpulkannya dan merapatkan jurang. Selepas lebih daripada 120 audit, pelajaran tetap sama. Pasukan yang bermain dengan baik bukanlah mereka yang tergesa-gesa pada akhirnya. Mereka adalah orang yang menjaga rekod mereka bersih, melatih orang mereka, dan memeriksa titik lemah sebelum ada yang bertanya. Itulah jenis persiapan yang saya percayai.

Saya tahu perasaan itu. Pemeriksaan sistem boleh menjadikan hari kerja biasa menjadi huru-hara yang tenang. Orang ramai mula bertanya di mana log itu, versi mana yang disiarkan, siapa yang meluluskan perubahan itu dan mengapa satu rekod tidak sepadan dengan rekod yang lain. Saya telah melihat corak yang sama berkali-kali. Sistem berfungsi. Pasukan bekerja. Tekanan datang daripada bukti yang hilang, rekod yang tidak kemas dan langkah yang tidak jelas. Itulah bahagian yang kebanyakan orang terlepas pandang. Pemeriksaan sistem bukan sahaja mengenai sama ada alat itu berjalan. Ia mengenai sama ada proses itu boleh ditunjukkan, dijelaskan dan diulang tanpa meneka. Saya membina aliran kerja saya berdasarkan idea itu. Saya memastikan tetapan mudah. Saya menyimpan rekod dengan mudah untuk dicari. Saya memastikan setiap perubahan mempunyai laluan yang jelas dari permintaan kepada semakan kepada keluaran. Pendekatan itu menjimatkan banyak kesakitan apabila cek tiba. Perkara yang saya fokuskan dalam amalan: - Kosongkan log perubahan Saya merekodkan perkara yang berubah, siapa yang mengubahnya dan mengapa ia berubah. - Kawalan akses bersih Saya kerap menyemak kebenaran, jadi hanya orang yang betul boleh menyentuh bahagian yang betul. - Pemeriksaan sandaran asas Saya mengesahkan sandaran wujud, dan saya menguji bahawa ia boleh dipulihkan. - Kelulusan yang boleh dikesan Saya menyimpan nota kelulusan di satu tempat, jadi tiada siapa yang perlu mencari di lima alat. - Penjejakan isu mudah Saya mencatat masalah awal, kemudian menutupnya dengan pembetulan yang jelas dan nota yang jelas. Satu contoh kecil kekal dalam fikiran saya. Saya pernah bekerja dengan pasukan gudang yang terus gagal semakan dalaman untuk satu sebab mudah. Sistem mereka baik, tetapi setiap rekod tinggal di tempat yang berbeza. Seorang mempunyai nota dalam e-mel. Seorang lagi mengekalkan kelulusan dalam sembang. Tangkapan skrin ketiga disimpan pada folder desktop. Apabila cek datang, mereka menghabiskan berjam-jam menarik cerita bersama-sama. Kami hanya mengubah proses. Saya meminta mereka menyimpan satu log kongsi untuk setiap kemas kini. Setiap tugas memerlukan tarikh, nama, sebab dan hasil. Kami juga menetapkan semakan mingguan untuk kebenaran dan status sandaran. Semakan seterusnya berjalan dengan lebih lancar. Pasukan itu tidak perlu berebut-rebut. Mereka boleh menunjukkan apa yang berlaku, bila ia berlaku dan siapa yang menandatangani. Itulah yang saya maksudkan apabila saya mengatakan sistem harus sedia untuk pemeriksaan. Kaedah saya sendiri adalah mudah: - tuliskannya - simpan di satu tempat - semaknya sebelum orang lain bertanya - betulkan jurang kecil awal - elakkan carian saat akhir Saya suka kaedah ini kerana ia menghormati kerja sebenar. Kebanyakan pasukan tidak gagal kerana kurang usaha. Mereka gagal daripada bukti yang bertaburan dan pengendalian yang tergesa-gesa. Jika anda sedang bersedia untuk semakan sistem sekarang, saya akan mulakan dengan tiga soalan: - Bolehkah saya menunjukkan perubahan terkini? - Bolehkah saya jelaskan siapa yang meluluskannya? - Bolehkah saya membuktikan peraturan sandaran dan akses adalah terkini? Jika ada jawapan yang terasa goyah, itulah jurang untuk ditutup. Saya tidak mengejar kata-kata mewah di sini. Saya mengambil berat tentang operasi yang tenang, rekod yang bersih dan proses yang bertahan apabila seseorang bertanya soalan yang sukar. Itulah keselesaan sebenar. Apabila semakan bermula, anda tidak meneka. Anda sudah bersedia.

Saya tahu perasaan yang datang sebelum pemeriksaan. Pasukan menjadi senyap. Orang ramai mula menyemak kertas dua kali. Log yang hilang, label yang longgar atau jurang dalam latihan boleh mengubah hari biasa menjadi hari yang panjang. Saya telah melihat ini lebih daripada 120 kali merentasi audit dan semakan tapak, dan masalah yang sama terus muncul: kebanyakan pasukan tidak gagal kerana mereka mengabaikan kerja. Mereka terperangkap oleh jurang kecil yang mudah terlepas. Cara saya mudah sahaja. Saya melihat tapak itu dengan cara juruaudit akan melihatnya. Saya semak rekod dahulu. Saya berjalan ke lantai seterusnya. Saya bertanya kepada pasukan soalan pendek dan langsung. Saya sepadan dengan apa yang orang katakan dengan apa yang ditunjukkan oleh fail. Di situlah tekanan mula menurun. Aliran pemeriksaan yang bersih biasanya datang daripada beberapa tabiat asas: Saya menyimpan dokumen mudah dicari. Log penentukuran, fail latihan, rekod pembersihan dan senarai semak kekal dalam satu sistem yang jelas. Saya pastikan pasukan tahu rutin harian. Orang harus tahu apa yang perlu dilakukan, siapa yang memiliki setiap tugas, dan di mana bukti disimpan. Saya menyelesaikan masalah kecil sebelum ia berkembang. Label pudar, tandatangan yang hilang atau nota semak lewat boleh kelihatan kecil dengan sendirinya. Semasa audit, ia tidak terasa kecil. Saya menyediakan jawapan yang mudah. Apabila juruaudit bertanya soalan, pasukan harus menjawab dengan fakta, bukan tekaan. Saya bertenang semasa lawatan. Kadar yang stabil membantu lebih daripada bercakap tergesa-gesa. Satu kilang makanan kecil yang saya bekerjasama mempunyai sistem rekod yang lemah dan beberapa cek yang hilang. Pasukan berasa pasti audit akan menjadi kucar-kacir. Kami membersihkan fail, menetapkan semula senarai semak harian dan melakukan tinjauan ringkas kakitangan. Pada hari audit, pengurus boleh membuka setiap fail tanpa mencari. Juruaudit bergerak melalui tapak dengan lebih sedikit jeda, dan pasukan berasa bersedia dan bukannya terdedah. Itulah bahagian yang paling saya ambil berat. Saya tidak cuba menjadikan tapak kelihatan sempurna untuk satu hari. Saya membantu pasukan membina persediaan yang tahan apabila seseorang mula bertanya soalan yang sukar. Jika pemeriksaan seterusnya anda sudah terasa berat, saya akan mulakan di sini: Semak rekod. Berjalan di lantai. Bercakap dengan pasukan. Tutup celah yang terus datang kembali. Pastikan bukti mudah ditunjukkan. Begitulah cara saya membantu pasukan menghadapi pemeriksaan dengan kurang tekanan dan lebih sedikit kejutan saat akhir.

Saya bekerja dengan pasukan yang bosan dengan sistem yang kelihatan baik di permukaan dan runtuh apabila tekanan bermula. Saya melihat kesakitan yang sama berulang kali. Data menjadi kucar-kacir. Pemeriksaan mengambil masa terlalu lama. Ralat kecil bertukar menjadi kerja susulan yang panjang. Orang ramai kehilangan kepercayaan terhadap alat yang mereka gunakan setiap hari, dan jurang kepercayaan itu memperlahankan segala-galanya. Itulah sebabnya saya mengambil berat tentang sistem yang kekal bersih dalam semakan. Sistem kami telah melepasi 120+ audit. Saya tidak mengatakan itu sebagai slogan. Saya mengatakannya kerana audit mendedahkan titik lemah dengan cepat. Mereka menunjukkan sama ada sistem mudah disemak, mudah diselenggara dan mudah dipercayai apabila kerja sebenar bergantung padanya. Saya melihat kepercayaan dengan cara yang mudah. Sistem yang dipercayai harus membantu orang ramai bergerak dengan kurang keraguan. Ia harus menyimpan rekod dengan jelas. Ia sepatutnya menyokong kerja yang mantap. Ia tidak seharusnya memaksa pasukan untuk meneka apa yang berlaku atau di mana masalah bermula. Apabila saya bercakap dengan pengguna, saya mendengar matlamat yang sama. Mereka mahu lebih sedikit kejutan. Mereka mahu lebih sedikit penyerahan tangan. Mereka mahukan proses yang mereka boleh jelaskan tanpa nota panjang dan menjejak ke belakang. Saya telah melihat ini dalam kerja sebenar. Seorang pelanggan pernah datang kepada saya selepas menghabiskan berjam-jam setiap minggu membetulkan isu rekod kecil. Pasukan mereka tidak melakukan kerja yang buruk. Sistem hanya membuat tugas mudah lebih sukar daripada yang diperlukan. Selepas persediaan yang lebih bersih dan langkah semakan yang lebih ketat, proses harian mereka menjadi lebih mudah untuk diurus. Pasukan itu berhenti bertanya soalan yang sama berulang kali. Perubahan itu menjimatkan masa dan mengurangkan tekanan. Ini adalah bahagian yang paling saya minati. Sistem yang baik tidak memerlukan tuntutan yang kuat. Ia memerlukan struktur yang jelas. Ia memerlukan prestasi yang stabil. Ia memerlukan persediaan yang tahan apabila orang menyemaknya dari sudut yang berbeza. Saya menumpukan pada beberapa perkara apabila saya menyemak sistem: Reka letak yang jelas Saya mahu pengguna mencari perkara yang mereka perlukan dengan pantas. Jika mereka memerlukan peta hanya untuk menyelesaikan kerja asas, sistem meminta terlalu banyak. Semakan mudah Saya mahu masalah muncul lebih awal. Sistem yang menyembunyikan isu hanya menjadikan kemudiannya bekerja lebih keras. Penyelenggaraan yang mudah Saya mahu pasukan memastikan perkara berjalan tanpa usaha yang berat. Pembaikan kecil harus kekal kecil. Penggunaan berterusan Saya mahu sistem menyokong kerja harian tanpa menimbulkan kesakitan baru. Itu lebih penting daripada janji-janji mewah. Apabila semua itu bersatu, kepercayaan mula berkembang. Itulah sebabnya keputusan audit penting kepada saya. Audit tidak menggantikan penggunaan sebenar, tetapi ia menunjukkan sama ada sistem boleh bertahan untuk menutup semakan. Melepasi 120+ audit memberitahu saya sistem itu tidak dibina berdasarkan tekaan. Ia telah diperiksa berkali-kali, dalam banyak cara, oleh banyak mata. Saya rasa pembeli sering bertanya soalan yang salah. Mereka bertanya, "Apa yang boleh dituntut oleh sistem ini?" Saya bertanya, "Bolehkah sistem ini kekal jelas apabila kerja menjadi sibuk?" Itulah ujian sebenar. Jika anda mahukan sistem yang boleh anda percayai, saya percaya jalan yang betul adalah mudah: Cari struktur yang jelas. Cari hasil yang mantap. Cari rekod semakan yang menunjukkan semakan sebenar. Cari pasukan yang bercakap dengan jelas dan tidak berselindung di sebalik kata-kata besar. Begitulah cara saya menilai sesuatu sistem. Bersih. Jelas. Sedia untuk kegunaan harian. Jika anda bosan dengan alat yang mencipta lebih banyak kerja daripada yang diselesaikan, saya faham perasaan itu. Saya telah melihat berapa banyak masa yang hilang apabila sistem sukar dipercayai. Saya juga telah melihat betapa kerja yang lebih lancar apabila persediaan bersih dan semakan telah disediakan. Itulah perbezaan yang saya cari.

Saya tahu betapa pantas audit boleh bertukar menjadi tekanan. Satu fail hilang, satu rekod tidak jelas, satu jurang kecil dalam proses dan keseluruhan semakan mula terasa berat. Saya telah melihat pasukan tergesa-gesa, meneka dan menambal sesuatu pada saat-saat akhir. Ia biasanya membawa kepada malam yang panjang, lebih banyak bolak-balik, dan banyak kebimbangan. Pendekatan saya mudah: Saya membina sistem sedia audit yang mudah diikuti, mudah disemak dan mudah untuk terus digunakan. Sepanjang kerja lepas yang saya sokong, proses itu telah melepasi 120+ pemeriksaan. Itu tidak bermakna setiap kes adalah sama, dan saya tidak pernah menjanjikan hasil yang sempurna. Ini bermakna saya tahu perkara yang dicari oleh pasukan penyemak, dan saya tahu di mana masalah biasanya muncul. Perkara yang saya fokuskan: - rekod jelas yang mudah dicari - aliran dokumen bersih dari awal hingga akhir - semakan mudah sebelum sebarang semakan - langkah kakitangan yang tidak bergantung pada ingatan - pembaikan cepat untuk titik lemah yang saya lihat awal Saya biasanya mulakan dengan melihat persediaan semasa. Saya bertanya beberapa soalan asas: - Di manakah rekod disimpan? - Siapa yang mengemas kini mereka? - Apa yang hilang? - Apa yang dilangkau apabila kerja menjadi sibuk? Bahagian ini penting. Saya telah melihat syarikat kehilangan jam kerana tiga orang menyimpan log yang sama dalam tiga cara berbeza. Isunya bukan audit itu sendiri. Isunya ialah proses. Contoh kecil: Seorang pelanggan pernah datang kepada saya dengan timbunan fail, tarikh bercampur dan tiada jejak penyerahan yang jelas. Pasukan itu fikir audit akan gagal. Saya membantu mereka mengisih rekod, menetapkan peraturan penamaan dan menetapkan satu langkah semakan mudah sebelum penyerahan. Pemeriksaan seterusnya bergerak dengan lebih lancar, dan kakitangan berkata mereka berasa kurang tekanan. Itulah jenis perubahan yang saya suka lakukan. Kaedah saya dibina berdasarkan langkah praktikal: - bersihkan struktur fail - tetapkan satu peraturan penamaan untuk semua rekod - simpan satu pemilik untuk setiap tugas - semak item berisiko tinggi sebelum penyerahan - simpan senarai semak pendek yang boleh digunakan oleh kakitangan setiap hari Saya juga mengambil berat tentang bagaimana proses itu dirasakan untuk pasukan. Jika sistem terlalu keras, orang ramai berhenti menggunakannya. Jika langkah terlalu panjang, kesilapan akan bertambah. Jika format terlalu longgar, ulasan menjadi tidak kemas. Saya lebih suka alat mudah yang orang ramai boleh mengikutinya. Itulah yang membantu pasukan kekal bersedia, bukan hanya untuk satu pemeriksaan, tetapi untuk pemeriksaan seterusnya juga. Jika anda menghadapi tekanan audit sekarang, saya akan bermula di sini: - kumpulkan setiap rekod utama di satu tempat - alih keluar pendua dan versi lama - semak tarikh, nama dan tandatangan - tandakan apa-apa yang tidak jelas - bina semula proses supaya kemas kini seterusnya lebih mudah Pandangan saya adalah mudah: keputusan audit yang kukuh biasanya bermula lama sebelum semakan bermula. Saya tidak bergantung pada tuntutan besar. Saya bergantung pada kerja bersih, pemeriksaan berterusan dan proses yang bertahan apabila tekanan meningkat. Jika anda mahu, saya boleh membantu anda membentuk persediaan semasa anda menjadi sesuatu yang sedia untuk diaudit dan mudah diurus. Untuk sebarang pertanyaan mengenai kandungan artikel ini, sila hubungi lanling: mr.yin@bluecollarwatertreatment.com/WhatsApp 13813026198.

Operasi Sedia Audit Michael Turner 2022 untuk Pemeriksaan Tekanan Tinggi Sophie Chen 2021 Membina Rekod Bersih untuk Semakan Pematuhan Lancar Daniel Brooks 2023 Cara Pasukan Kekal Tenang Semasa Pemeriksaan Sistem Emily Carter 2020 Kaedah Praktikal untuk Penyediaan Hari Pemeriksaan Robert Hayes 2024 Menyimpan Dokumen yang Boleh Dijejaki dalam Kepercayaan Setiap Hari. Itu Lulus Audit Berulang